Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wręcza pracownikowi niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy. W praktyce stosuje się wydawanie świadectw pracy w ostatnim dniu zatrudnienia, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od zwolnienia pracownika. Termin ten dotyczy również sytuacji, kiedy świadectwo pracy doręczamy za pomocą poczty.
Na wniosek pracownika dostarczony w formie pisemnej lub elektronicznej można wystawić świadectwo pracy za poprzednie okresy pracy w przypadku kontynuacji zatrudnienia. Jeżeli pomiędzy kilkoma umowami o pracę nie ma przerwy można wystawić łączne świadectwo pracy.
Świadectwo pracy wydaje się w przypadku:
– rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron,
– rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem i bez wypowiedzenia,
– rozwiązania umowy o pracę wraz z upływem okresu, na który była ona zawarta,
– wygaśnięcia umowy o pracę w związku ze śmiercią pracownika lub pracodawcy, a także co najmniej 3-miesięcznej nieobecności pracownika tymczasowo aresztowanego.
Według Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy zamieszcza się w nim informacje dotyczące:
– okresu lub okresów zatrudnienia;
– wymiaru czasu pracy;
– rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
– trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;
okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
– urlopu wypoczynkowego wykorzystanego roku, w którym rozwiązano stosunek pracy;
– wykorzystanego urlopu bezpłatnego, ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego oraz podstaw prawnych ich udzielenia;
– zwolnienia od pracy w celu sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 14, przewidzianego w art. 188 Kodeksu Pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym,w którym ustał stosunek pracy;
– liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas choroby, zgodnie z art. 92 Kodeksu Pracy,w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
– okresu odbytej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
– okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
– wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia, określonego w przepisach prawa pracy;
– okresów nieskładkowych, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
– zajęcia wynagrodzenia za pracę;
– należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
– informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (na żądanie pracownika).
Kiedy wystawić świadectwo pracy, aby pracownik nie podał pracodawcy do sądu?
Przepisy mało precyzyjnie określają tę powinność. Według Kodeksu Pracy wydanie świadectwa pracy powinno nastąpić niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy, jednak nie później niż w ciągu 7 dni.
W przypadku kontynuowania zatrudnienia na podstawie kolejnego stosunku pracy pracownik może zwrócić się do pracodawcy o wydanie świadectwa pracy za poprzednie okresy pracy. Pracodawca na wydanie takiego cząstkowego świadectwa pracy ma 7 dni od złożenia wniosku przez pracownika.
Pracownik, który kwestionuje prawidłowość wystawienia świadectwa pracy, może się zwrócić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego dokumentu. Ma na to 7 dni od momentu otrzymania błędnie wystawionego świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca wystąpi z odmową sprostowania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić do sądu pracy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania odmowy. Również w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia sądu lub zawarcia ugody, bądź jej zatwierdzenia przez sąd pracodawca wystawia pracownikowi nowe świadectwo pracy.
Pracownikowi, któremu pracodawca nie wydał w terminie lub wydał niewłaściwe świadectwo pracy, przysługuje odszkodowanie. Za czas pozostawania bez pracy z powodu niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy przysługuje odszkodowanie w wysokości maksymalnie 6 -tygodniowego wynagrodzenia. Orzeczenie o wydaniu nieprawidłowego świadectwa pracy stanowi podstawę do jego sprostowania.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej stanowi obowiązek każdego pracodawcy, określony przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28
maja1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Pracodawcy powinni dobrze orientować się w przepisach prawa pracy, kiedy wystawić świadectwo pracy. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować przykrymi i kosztownymi konsekwencjami.
