Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym okres pozostawania w stosunku pracy, bez względu na jego rodzaj. Dzięki temu dokumentowi osoba może udokumentować to w jakiej firmie pracował, na jakim stanowisku, okres zatrudnienia oraz inne fakty prawne pozostające w związku z zatrudnieniem. Świadectwo pracy powinno zostać wystawione w ostatnim dniu pracy pracownika, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy.
Czasami zdarza się, że pracownikowi zagubi lub utraci wystawione świadectwo pracy. Zdarza się tak z banalnych przyczyn, przeprowadzka, zalanie mieszkania, pomyłkowe wyrzucenie do śmieci. Powstaje wówczas pytanie co wtedy robić? Na szczęście prawodawca przewidział taką możliwość i każdy może zwrócić się do byłego pracodawcy z prośbą o wystawienie duplikatu świadectwa pracy.
Jak sama nazwa wskazuje duplikat jest kopią poprzednio wydanego świadectwa pracy, jego dokładnym odzwierciedleniem. Mamy w ten sposób najprostszą odpowiedź na pytanie jak wystawić duplikat świadectwa pracy? Zrobić to samo co w przypadku oryginału. Należy pamiętać, że duplikat to nie sprostowanie świadectwa, nie umieszczamy na nim żadnych nowych informacji. Powielamy tylko to co na nim było.
Świadectwo pracy powinno wskazywać wystawiającego pracodawcę i zawierać pracownika, to jest imię nazwisko, datę urodzenia. Określa stanowiska na których pracownik pracował (rodzaj wykonywanych prac) oraz okres zatrudnienia. Koniecznym jest określenie sposobu rozwiązania umowy o pracę łącznie ze wskazaniem podstawy prawnej takiego działania. Ponadto powinno zawierać okres wykonywania prac w szczególnych warunkach (jeżeli wystąpił), okresy odbywania zasadniczej służby wojskowej (jeżeli taka była), okresy przebywania na urlopie bezpłatnym wraz z podstawą ich udzielenia, okresy przebywania na urlopie wychowawczym, okresy zwolnienia od pracy przewidywane w art. 188 kodeksu pracy (dni opieki nad dzieckiem wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy), okresy zastosowania względem pracownika skróconego okresu wypowiedzenia na podstawie art. 36[1] par. 1 kodeksu pracy, okresy wykorzystania dodatkowego urlopu lub innych dodatkowych uprawnień albo świadczeń przewidzianych przepisami prawa pracy oraz okresy otrzymywania wynagrodzenia za czas choroby przewidziane w art. 92 kodeksu pracy.
Dodatkowo należy wyszczególnić liczbę dni urlopu wypoczynkowego przysługującego na podstawie kodeksu pracy i wykorzystanego w roku ustania stosunku pracy z zaznaczeniem ile z tych dni było tak zwanymi urlopami „na żądanie”. Na końcu wymieniamy wszystkie okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury i renty oraz te dni przebywania na zwolnieniu lekarskim przypadające w 2003 r., za które nie było płacone wynagrodzenie chorobowe. Istotną jest również wzmianka, czy wynagrodzenie pracownika było zajmowane przez komornika na poczet jakichś zobowiązań.
Pracownik może także w informacjach uzupełniających poprosić o wyszczególnienie odbytych szkoleń i kursów oraz informację o wysokości swojego wynagrodzenia. Ostatnim elementem świadectwa pracy jest pouczenie o możliwości złożenia wniosku do pracodawcy o sprostowania świadectwa pracy i informację o tym, że w przypadku odmowy pracownik może skierować sprawę do właściwego rejonowego sądu pracy. Świadectwo pracy powinno być wystawione w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich oddaje się pracownikowi, drugi zaś zostawia w aktach osobowych, które następnie są archiwizowane.
Jak widać z powyższego świadectwo pracy zawiera bardzo dużo informacji, które są niejednokrotnie niezbędne do dalszego podejmowania zatrudnienia oraz do prawidłowego ustalenia wysokości emerytury lub renty. Prawidłowo wystawione świadectwo pracy dokumentuje cały pobyt w danym zakładzie pracy i dzięki niemu pracownik może udowodnić dany okres zatrudnienia. Dlatego też w przypadku jego zagubienia lub utraty należy postarać się o duplikat świadectwa. Przy wystawianiu duplikatu pracodawca może posłużyć się drugim egzemplarzem świadectwa, które zachował w aktach osobowych pracownika. Wydając świadectwo powtórnie dobrze jest zaznaczyć, że jest to duplikat świadectwa i odnotować ten fakt w zarchiwizowanych aktach osobowych.
Podsumowując należy podkreślić, że wydawanie duplikatu świadectwa pracy nie różni się niczym od wydania oryginału., Informacje zawarte w duplikacie muszą być tożsame z oryginałem. Jeżeli pracownik prosi o umieszczenie w nim dodatkowych informacji jest to prośba o sprostowanie świadectwa, a nie sporządzenie duplikatu. W takim razie należy odnotować ten fakt w zarchiwizowanych aktach osobowych.
