Jak dzisiaj zarządzać dokumentami w firmie? Wiadomo przecież, że forma tradycyjnego druku nie jest optymalna. Przede wszystkim zmniejsza wydajność pracy, a sama treść nie jest w pełni bezpieczna. W czasach wdrażania innowacyjnych systemów elektronicznych wydaje się wręcz koniecznością, by zarządzanie dokumentami odbywało się właśnie przy wykorzystaniu zasobów cyfrowych. O tym, jakie korzyści daje nowoczesne zarządzanie dokumentami bez wykorzystania papieru, piszemy poniżej.
Efektywność pracy
Brak konieczności magazynowania dokumentacji drukowanej, szybkość przetwarzania danych, łatwa edycja, modyfikacja oraz zapisywanie wszelkich etapów zarządzania treścią, to tylko niektóre z zalet, jakie dają elektroniczne akta osobowe.
Weźmy pod uwagę standardowy proces zarządzania dokumentacją. Jak dużo przestrzeni potrzeba, by magazynować dokumenty? Ile czasu zajmuje ich wyszukiwanie, edytowanie oraz przesyłanie? Bez wątpienia pod tym względem wygrywają systemy elektroniczne. Dzięki nim udaje się zarządzać treściami stworzonymi przy wykorzystaniu podstawowych programów komputerowych, ale również możliwe staje się skanowanie tych w formie druku. Dzięki temu z cyfrowych wersji w pełnym komforcie mogą korzystać również przedsiębiorstwa, które dotychczas archiwizowały dokumentację papierową.
Inteligentne systemy zarządzania dokumentami pozwalają nie tylko na ich sprawne wykorzystywanie w strukturach jednego przedsiębiorstwa, ale również poza nim. Z powodzeniem udaje się ich edycja, aktualizacja oraz udostępniane wedle indywidualnych potrzeb firmy.
Odczyty treści są koniecznością nie tylko w ramach działalności gospodarczej, ale również nierzadko we współpracy z kontrahentami i partnerami biznesowymi. Co więcej, elektroniczne dokumenty z powodzeniem udaje się dostarczać do urzędów, w tym Urzędu Skarbowego, co znacznie ułatwia proces współpracy i funkcjonowania danego podmiotu.
Bezpieczeństwo jako priorytet
Nie chodzi już tylko o to, że dokumenty w formie papierowej mogą w łatwy sposób ulec zniszczeniu. Dostęp do druku mogą mieć też osoby trzecie, które niekoniecznie zostały do tego powołane. Ważność treści sprawia zaś, że obowiązkiem staje się ich właściwe zabezpieczanie.
Okazuje się, że tylko elektroniczne systemy są w stanie zapewnić ich całkowitą ochronę. Do zapisywanych cyfrowo wersji dokumentów mogą mieć dostęp tylko dedykowane osoby. W taki sam sposób następuje ich modyfikacja bądź aktualizacja. Nie ma wątpliwości, że systemy elektroniczne wygrywają w tej kwestii z tradycyjną formą druku.
