Dlaczego potrzebujemy narzędzi?
Dobrze realizowane i przynoszące satysfakcjonujące rezultaty projekty nie opierają się wyłącznie na skodyfikowanych standardach i metodykach, takich jak Agile, Scrum czy PRINCE2 – wszystkie z nich są oczywiście bardzo potrzebne oraz stanowią niezbędny składnik sukcesu, bez odpowiednich narzędzi, które umożliwiają realizację ich założeń pozostają jednak w sferze czystej teorii. Narzędzia w projektach prowadzą nas do postawionych celów i usprawniają pracę; zawdzięczamy im prostszy i szybszy przepływ informacji, koordynację działań grupowych, oszczędność czasu oraz niższe koszty. Można nawet powiedzieć więcej – narzędzia umożliwiają samo zaistnienie projektu, tak samo jak narzędzia budowlane umożliwiają przeprowadzenie remontu, obie rzeczy czymś w końcu trzeba wykonać i nie wystarczą do tego własne ręce. Korzyści w realizacji projektów i zarządzaniu nimi, które wynikają z użycia odpowiednich narzędzi jest jednak dużo więcej i warto je dokładniej poznać.
Do czego mogą nam się przydać?
W przeważającej większości, projekty angażują wiele osób i są wykonywane przez całe zespoły. Poszczególni członkowie teamów odpowiadają za konkretne zadania, ale ich obowiązki nierzadko się ze sobą pokrywają, a realizacja jednego elementu projektu – np. odpowiedniego spozycjonowania tworzonej strony internetowej – wymaga ścisłej współpracy ze strony osoby odpowiedzialnej za inną „działkę”, w tym przypadku przygotowującego treść copywritera czy kreującego oprawę wizualną grafika. Narzędzia pomagają koordynować prace grupowe, rozdzielać zadania i monitorować czynione postępy – tego typu możliwości oferuje większość dostępnych na rynku aplikacji. Warto tu wspomnieć np. o popularnych tablicach Kanban w wersji online, w których osobne karteczki oznaczają różne czynności do zrobienia. Narzędziem, które je zawiera jest Trello – tablice można w nim współdzielić z innymi użytkownikami. Przydzielanie zadań konkretnym użytkownikom przez kierownika projektu oferują m.in. Jira, platforma do zarządzania projektami i organizacji pracy, a także Asana. Znacznym ułatwieniem dla zespołów, których członkowie nierzadko bazują na podobnych materiałach, jest możliwość gromadzenia wszystkich plików i dokumentów w jednym miejscu – jednym z narzędzi, które udostępnia taką opcję jest zamknięte oprogramowanie chmurowe IC Project. Podobną funkcję mogą spełniać popularny Basecamp bądź Assembla, w której wszystko jest przechowywane chmurowo. Wiele programów pozostaje zintegrowane z innymi aplikacjami dzięki czemu przepływ plików i operowanie na tych samych dokumentach stają się łatwiejsze; zapewnia to np. MS Project, w którym można pracować na dokumentach Worda czy Excela. Z kolei prosta w obsłudze aplikacja Nozbe obsługuje dokumenty Google czy pliki Dropbox; podobną funkcjonalność posiada także Podio.
W zarządzaniu projektami należy pamiętać o terminach. Specyfika konkretnego przedsięwzięcia może czasami pozwalać na nieco większą elastyczność w dotrzymywaniu wyznaczonych punktów w czasie, w wielu projektach panują jednak ścisłe deadline’y. Poza zobowiązaniami wobec klienta, przestrzeganie terminów jest ważne również z wewnętrznego punktu widzenia, pozwala bowiem utrzymać właściwy, metodyczny tok pracy oraz wykonywać wszystko w prawidłowej kolejności. Z pomocą przychodzą tutaj obecne w licznych narzędziach kalendarze – można je znaleźć w IC Project, Zoho Projects, Basecamp i wielu innych aplikacjach. Kalendarze umożliwiają nam wytyczenie klarownej perspektywy przeprowadzenia projektu z określonymi datami, w których jego poszczególne elementy muszą już być gotowe, przypominają o postawionych celach i motywują do ich wypełnienia oraz chronią przed chaosem i zapominalstwem. Z dotrzymywaniem terminów ściśle wiąże się kontrola realizacji. Służą do niej narzędzia takie jak Diagramy Gantta – wykresy przedstawiające harmonogram projektu, w których pionowa oś pokazuje listę zadań do wykonania (można im nadawać różne priorytety), natomiast linia pozioma obrazuje upływ czasu. Diagramy te można tworzyć m.in. w MS Project, otwartym oprogramowaniu Project Libre czy w aplikacji Smartsheet.
Przekonaj się sam.
Narzędzi do zarządzania projektami oraz korzyści, które mogą przynieść jest oczywiście więcej – celem tego tekstu jest zaprezentowanie najważniejszych z nich oraz zainspirowanie czytelników do dalszych samodzielnych poszukiwań. Przedstawione tutaj aplikacje stanowią znakomitą pomoc w pracy i znakomicie pasują do bardzo różnych projektów, preferencje mogą być jednak różne. Zachęcamy do sięgania po dostępne udogodnienia, które usprawniają realizowane działania, podnoszą ich wydajność i pozwalają osiągać pożądane efekty.
Sprawdź Szkolenia dostępne na stronie Altkom Akademia – lidera w branży szkoleniowej.
